Gérer facilement les frais de déplacement
Date de publication : vendredi 8 juillet 2022
En tant que professionnel, vous êtes quotidiennement amenés à organiser et/ou réaliser des déplacements pour vos chantiers de rénovation énergétique . Ils demandent une organisation et une gestion solide, allant de leur planification jusqu’à leur remboursement. Pourtant, il existe des solutions afin de gagner du temps dans ces tâches administratives.
Quels frais sont remboursables ?
Les déplacements engendrent différents frais qui ne se résument pas seulement qu’aux frais kilométriques :
- frais de péage
- carburant
- usure du véhicule
- assurance automobile
- panier repas
- logement si le chantier n’offre pas la possibilité de rentrer chez soi en fin de journée
Le remboursement de ces frais nécessaires pour les besoins de l’activité est encadré par la loi. Ainsi, l’employeur est tenu de rembourser le salarié qui engage des frais de déplacement. Trois moyens sont possibles :
- prise en charge intégrale avant le déplacement. Cette option nécessite d’avoir pu budgétiser en amont l’ensemble des coûts afférant au déplacement.
- l’indemnisation ultérieure.
- le remboursement au forfait défini. Dans ce cas, les collaborateurs ne sont pas obligés de justifier les frais de déplacement. Cette solution est préférable pour les dépenses récurrentes.
Pour l’entreprise, les frais forfaitaires et les frais réels peuvent être déduits du bénéfice imposable. Il est également possible, dans certains cas, de récupérer la TVA des notes de frais des salariés.
Les conditions d’un remboursement
Il est prévu une prescription quinquennale pour l’indemnisation ultérieure des frais de déplacements professionnels. Il s’agit d’un délai théorique, dans les faits l’indemnisation se fait généralement au retour du déplacement, ou dans les 30 jours à compter de ce dernier.
Le remboursement ultérieur et au forfait défini sont dans tous les cas conditionnés par les principes suivants :
- Les dépenses doivent correspondre à des frais engagés dans l’intérêt de l’entreprise,
- être justifiées par les besoins de l’activité,
- être proportionnées,
- être appuyées par des justificatifs de nature à prouver leur existence.
Les justificatifs sont également importants pour la fiscalité. En effet, les frais réels ne sont pas soumis à cotisations sociales, à condition de pouvoir présenter des justificatifs.
Pour les professionnels du bâtiment, la Convention Collective Nationale du bâtiment et des travaux publics prévoit les indemnités kilométriques pour les professionnels du secteur sous forme de barème. Le calcul du barème dépend de la zone géographique et du nombre de kilomètres parcourus entre le chantier et l’entreprise et entre le chantier et le domicile du salarié.
L’automatisation des notes de frais
La carte corporate Mooncard vous fera gagner du temps dans vos démarches administratives. Mooncard propose des cartes de paiement pour les professionnels.
En payant vos frais de déplacement professionnels depuis cette dernière, vous n’aurez plus qu’à prendre en photo vos justificatifs. Ils serviront à générer automatiquement vos notes de frais. Vous la recevrez alors afin de la valider.
Si les déplacements mobilisent du temps, leur gestion également : le demandeur passe en moyenne 20 minutes à rédiger la note de frais (recherche des justificatifs non comprise), la vérification par le manager en moyenne 10 minutes, puis 10 minutes pour la comptabilité et la direction financière. Cumulé, c’est entre 40 min et 1h de traitement, pour des délais de remboursement moyens entre 20 et 30 jours.
En conclusion, Mooncard propose une solution pour se libérer de la charge administrative que représentent les frais de déplacement et gagner en productivité pour se consacrer à ce qui compte vraiment.